H小區業戶溝通工作規程

小區業戶溝通工作規程

一、溝通對象:

所有長住或占住業戶,無論性質是住家或企業,均應列為溝通對象。

二、溝通方式:

與顧客溝通的方式和渠道包括但不限于:板報、宣傳欄、通知單(如停電、停水通知)、標示、電話、面談、意見箱、回訪、報刊、社區文化活動、信函、調查問卷。

三、溝通內容:

1、業戶對小區保安工作和保安員服務態度的意見和建議。

2、業戶對小區保潔工作和保潔員服務態度的意見和建議。

3、業戶對小區綠化工作和綠化員服務態度的意見和建議。

4、業戶對小區維修人員技能、服務態度和維修及時性的意見和建議。

5、業戶對小區休閑物品和兒童游樂設施設置的意見和建議。

6、業戶對管理人員服務態度和協調處理事物的意見和建議。

7、業戶對管理處提供的便民服務的意見和建議。

8、業戶的特殊困難和需求。

9、業戶對社區文化建設方面的意見和建議。

10、業戶其他的意見和建議。

四、要求:

1、有關人員在進行消殺、噴灑藥物等作業時,應事先通知顧客,并在作業處樹立警示標示。

2、維修性停水(如清洗水箱),停電時,由有關部門以通知單的形式告顧客,以便顧客事先采取相應的措施,避免給顧客的正常生活造成影響。

3、對舉辦的各種社區文化活動,由管理處在公共張貼海報形式或其他適當形式通知顧客。

4、消防知識、有關法律法規等宣傳內容及顧客應注意事項等由管理處張貼在小區宣傳欄上,以方便顧客閱讀。

5、財務收支報表、問卷調查結果由管理處定期在宣傳欄張貼公布。

6、在維修安裝過程中,若維修安裝服務影響顧客的正常生活或危及其安全,維修人員應發出通知或樹立警示標示。

7、對于管理處日常發現的問題,管理處有關人員應通過適當方式及時與業戶或業委會溝通,協調解決。

8、各部門相關人員在接收合同過程中,若發現顧客的要求不明確或在合同中沒寫明時,應通過詢問、面談等方式及時與顧客進行溝通,確保顧客的要求在合同簽定前已被清楚了解,并形成文件。

9、在履行合同過程中,不論何種原因導致合同變更,均需及時通知顧客,與顧客協調解決。

10、對處于于公司控制下或使用的顧客財產,當發現其有丟失、損壞或不適用的情況時,有關人員應記錄并報告給顧客,必要時協助顧客解決。

11、本程序已規定了了解顧客對公司服務質量的評價意見,包括定期的顧客意見調查和日常顧客意見的接收。

12、對所有有效的顧客投訴,相關部門應及時進行有效的處理,并將處理的有關信息及時知會顧客,確保顧客滿意。

13、對于無效投訴,對顧客應予以合耐心的解釋。

五、業戶訪問

1、日常意見征詢

1)客戶服務主管每月必須訪問業戶。每月訪問業戶數量如下:

小區住戶數每月訪問數量(不含回訪且不能重復回訪)

≤300不低于已入住戶數的4%

>300≤500不低于已入住戶數的5%

>500≤800不低于已入住戶數的6%

800以上不低于已入住戶數的7%

2)每次訪問需做好《業戶訪問記錄》,訪問人應請求業戶在記錄上簽名,業戶拒絕簽名的不得強求

3)業戶要求反饋意見或建議處理情況的,或訪問人認為應當反饋的,當事人應及時將有關信息反饋

2、方式

1)上門訪問。

2)在管理處辦公室訪問。

3)業戶在戶外休閑時訪問。

4)以問卷的形式訪問。

5)電話訪問。

6)其他適宜的形式。

3、業戶訪問注意事項:

1)上門訪問必須事先與擬訪問戶預約并按預約的時間上門訪問(原則上22:00后不予訪問)。

2)訪問業戶時應態度誠懇,莊重大方。

3有關業戶個人隱私的見聞,訪問人負保密責任。

4)被訪人若談論他人隱私或其他工作無關的話題,訪問人應以適宜的方式結束訪問,或設法轉移話題。

5)對管理難度較大,配合不積極的業戶,訪問人應當做細致的工作。

4、意見及建議的處理方式

1)客戶服務主管將訪問業戶記錄簽署意見后,每月5日前匯總上月記錄并做出上月訪問業戶總結提交管理處主任審閱。

2)管理處主任根據客戶服務主管提供的信息,決定是否采納業戶的管理意見和建議,對超出自己權限的問題,在訪問業戶總結中注明,提交公司客戶投訴中心。

5、發放及回收的要求

1)問卷調查以小區為單位,客戶服務主管于每年6月、12月將業戶問卷送達業戶家中,并在15個工作工作日中內回收問卷。

2)問卷發放量是已入住業戶數量且每個單元必須發到。

3)問卷回收數量不低于問卷發放量的60%

6、數據處理及分析

1)滿意率=[(滿意數+基本滿意數)/(滿意數+基本滿意數+不滿意數)]×100%

2)問卷的回收量不低于發放數量的60%,每低1個百分點滿意率相應降低5個百分點。

3)若業主放棄對項目未作選擇或同一項目做出兩個或以上的選擇則該項目作棄權處理,不參加滿意率的統計。

4)根據"關鍵的少數"的原則,不不滿意項目的累積百分率在80%內的,確定為主要改進事項。

5)對業戶的建議進行分析,確定業戶的主要需求。

6)客戶服務主管于30個工作日內完成問卷統計分析工作,并填寫《問卷結果統計表》,報管理處主任審閱。

7、公布

1)對業戶問卷調查提出的意見和建議,在發放問卷的30個工作日內將采取的措施公布于管理處的宣傳欄內。

2)《問卷調查統計表》原件由管理處保存,復印件交品質管理部。

篇2:業戶手冊內容:溝通與聯絡

業戶手冊:溝通與聯絡

一、聯絡途徑

常駐本物業的保安員、保潔員主要專注于安全事務與清潔事務,對于其它問題,未必全面了解或了解不清,或許不能夠準確地給予您解答或指引。

為提高管理服務效能,避免不必要的誤會和阻礙,除緊急事件外,您若有不明白或有任何意見、建議、投訴,敬請您直接致電客戶服務部或親臨金華庭物業服務中心辦公室。

此外,我們還將在小區合適的公共場所安裝有公告欄及意見箱,以加強與業戶的聯絡。您若有書面意見,除郵寄外,也可投放到"總經理信箱"中。

二、具名投訴及意見

歡迎各位業戶提供寶貴意見或進行投訴。懇請您留下姓名、地址及電話號碼,以便我們聯絡及跟蹤處理、回復。

您若投訴個別管理人員或服務人員,請您盡可能記錄其編號、姓名,以便調查處理。

三、緊急聯絡與資料更新

萬一有危急事件發生,而業戶又外出工作或非居留于所在物業單元時,物業服務中心須迅速與業戶聯絡緊急處理,以阻止事件惡化擴散及減輕損失。為此,敬請各位業戶給予合作,定期提交及更新有關聯絡資料予物業服務中心。若由于業戶的聯絡資料不齊全或不準確而緊急聯絡不上業戶,金華庭物業服務中心可根據事態的發展情況,有權采取"緊急避險"行動。

篇3:小區業戶溝通辦法5

小區業戶溝通辦法(五)

為加強管理處與小區業戶之間的聯系與溝通,及時了解顧客的心聲,解決業戶提出的問題及困難,改進管理工作,提高服務質量,切實為顧客創造一個“安全、清潔、優美、舒適、方便”的生活和工作環境,本處特制定與小區業戶溝通辦法如下:

1.0建立顧客意見征詢表制度。管理處每年一次通過《意見征詢表》形式,征詢業戶意見及建議;并將重大投訴及其整改措施,用公開信形式張貼大堂,與業戶溝通。

2.0建立回訪制度。每月月底前對本月維修質量以派工單數量的一定比例對顧客進行回訪,管理處對于業戶投訴的突出問題或意見較大的問題,由主管領導回訪,征求顧客意見,并給予合理解決。

3.0以社區文化為紐帶,與業戶建立聯系制度。管理處于每年年初制定年度的社區文化活動計劃,為業戶舉辦形式多樣,內容豐富,喜聞樂見的聯誼活動。

4.0通過宣傳欄,對業戶進行有關法規、安全防范、衛生保健以及環境保護等方面的宣傳,提高業戶在這方面的意識。