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文秘總助崗位職責

2024-04-20 閱讀 5268

文秘總助崗位職責

崗位職責:

1、協助董事長做好對內對外接待、招待工作;

2、組織安排董事長辦公會議及其他日常會議,并做好會議紀要和會議精神督辦工作;

3、管理和監督董事長辦公室衛生環境,保持干凈、整潔;

4、協助董事長監督各部門工作任務的貫徹、落實和執行情況,并匯報董事長;

5、呈遞董事長簽批文件,并按輕重緩急,向董事長匯報;

6、協助和提醒董事長日常行程安排;

7、完成董事長臨時交辦的其他工作。

崗位要求:

1、大專以上,文秘/助理相關專業優先;

2、形象氣質佳,懂商務接待禮儀;

3、熟悉辦公軟件,具有一定的文字功底;

4、工作積極主動,溝通協調能力強。

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篇2:油品調運分公司綜合辦公室文秘職責說明書

油品調運分公司綜合辦公室文秘職責說明書

2、文秘

基本信息

崗位名稱:文秘所在部門:綜合管理室

匯報關系:

直接上級:綜合辦公室主任直接下級:/

崗位目的:

負責分公司文秘、會務、信訪及檔案相關工作

崗位職責:

序號職能領域主要職責

1、文秘工作

"負責上級下發文件的傳遞,保存及公司文件的擬定、發放、管理、存檔工作;

"負責各種對內、對外信息的傳遞;會議精神的落實和通知工作;

"負責與上級有關單位及部門進行行政工作上的聯系、溝通

"負責公司總結的制定工作;

"保管分公司行政章;嚴格控制印章使用,做好用章記錄

"負責分公司電話傳真、介紹信的管理和使用工作

"負責分公司文件的存檔和使用等管理工作

"負責分公司會議記錄的保管

2、會務工作

"負責公司重要會議和重要活動的組織工作,收*議議題、文件和有關材料,做好會議準備工作

"負責做公司重要會議紀要的記錄、起草、送審和印發工作

"負責監督并及時反饋有關會議決議的落實情況

3、信訪工作"負責受理來信和來電,接待來訪等工作

"負責交辦、轉送信訪人提出的信訪事項

"負責跟蹤督促信訪事項的處理

"負責牽頭處理群體性事件

4、檔案管理

工作"負責對分公司的上傳下達文件、經營合同、統計票據、聲像等檔案的歸檔、立卷、保管、借閱管理工作

"負責對檔案室的資料、刊物收集、規程標準、發放、分類整理、保管和借閱的工作

"負責對檔案庫房及資料室的安全、衛生、溫濕度控制、固定設施的管理

"協助檔案主管領導(部門)對檔案進行定期鑒定與銷毀

"負責公司本部文件的存檔和使用等管理工作

"負責公司會議記錄的保管

5、其他

"完成領導交辦的其他工作

任職資格:

學歷及專業:大專及以上學歷

經驗行業經驗:

"2年及以上相關經驗

專業經驗

管理經驗

知識行業知識

"具備文秘方面的知識

專業知識

公司知識

技能素質能力

"人品端正,愛崗敬業,工作態度細致、踏實,能吃苦耐勞

"具有較強的寫作能力及協調能力

"熟練掌握常用辦公軟件的應用

外語能力

IT能力

特殊工作環境

/

簽字確認

任職者日期

直接上級:日期

聲明:本崗位說明書是員工勞動合同的一部分,旨在說明崗位目前的職責及對任職者的要求(對于條件優秀者,可適當放寬要求)。公司保留變更崗位工作內容或要求在職人員履行其他職責的權利。

篇3:華為公司文秘管理體系弊端

華為公司文秘管理體系的七大弊端

意識和措施方面是走在前列的。重視企業內部客戶服務是做好外部客戶服務的前提和基礎。重視內部客戶服務,在華為公司的組織和流程管理方面多有體現。如設立的一級部門“內部服務部”和文秘體系等。華為公司的人力資源管理通過吸取世界優秀企業的優點和企業自身運作的實施經驗相結合,在國內業界已達到超一流的水平。但是碧玉終有暇,華為公司在文秘的管理體系已是頗多漏洞和不合理之處。筆者結合自己在華為曾經的工作經驗和在外面幾年咨詢和培訓經驗,以局外人的角度進行分析,總結出華為公司的文秘管理體系的七大弊端。

一、文秘體系組織結構設置不合理

華為近五十個一級部門分別隸屬于研發、營銷、供應鏈和內部服務等幾大管理體系。依照這幾大管理體系,也分別設置了幾大秘書科。每個體系的大秘書科第一主管是秘書科長,大秘書科下面設有若干秘書科,最后還有文員小組。這幾大秘書科名義上是隸屬于各體系大干部部,但基本上是獨立運作,一是負責下屬所有文秘部門和人員的人力資源規劃、招聘調配、培訓、考核晉升及薪酬管理(薪酬統一由人力資源部門核算發放)等,二是負責下屬所有部門和人員業務指導和管理。幾乎囊括了文秘人員所有的人力資源管理及業務工作的管理。所有文秘人員的管理都游離于公司統一的人力資源管理和其所服務部門的業務管理之外。

文秘可以作為一個獨立的職類,根據任職資格要求可以劃分職級職等,從而使文秘人員有一個獨立的專業晉升通道,但是不見得一定要設立專門的秘書科對其進行管理。否則的話,每一個職類都要設立專門的獨立部門進行管理。在一個組織中,確實有特別的職類要獨立管理,如一個國家的法官,是因為該職類的特殊性,它必須獨立工作,不能受外部人員的干涉和指導,而一個組織的文秘既沒有專業的特殊性,又沒有崗位的特殊性,就無需進行獨立的設置和管理。

二、考試內容陳舊

文秘人員的轉正、晉級考試既不屬于華為大學管理,也不屬于人力資源部門的管理,更不屬于其所服務部門的管理,而是由各大文秘體系各自進行管理。文秘人員是服務于華為公司各個專業的業務部門,對于業務部門的基本知識的熟悉是非常重要的。而文秘體系擬制出來的考試內容基本只是屬于公共知識一類,如公司的基本政策和流程的了解、信息安全知識及文秘基本技能如電子文檔處理和打字等。其考試內容無法反映出文秘人員的任職資格要求。尤其是打字一項的考試要求,至少是每分鐘七十到八十個字以上。打字速度是過去對于打字員的要求,而文秘人員是在撰寫會議紀要、工作規劃及電子郵件等工作中要用到電腦打字,是需要邊思考邊打字的,根本沒有必要作此過時的要求。

三、人為將任職人員分為兩個等級

也許是華為曾經因為某個時候業績不佳,為了降低用人成本,而使用外部人力資源公司派遣過來的人力。后來覺得將用人服務費交給外部的人力資源公司有點虧,于是便成立了華為公司的全資子公司――深圳慧通商務有限公司,由該公司以相對于原華為同崗位的較低的工資招聘較為基層的人員,輸送給華為各業務部門。造成了同工不同酬和“一司兩制”的現象。在同一家公司上班的人員掛著不同工牌,慧通編制的人員人數多的時候幾近兩萬,戴著慧通工牌的人員在公司里抬不起頭來。這樣就人為地造成了員工關系的緊張與不和諧。當時慧通人員戲稱:咱是“偽軍”,人家是“皇軍”。甚至連調到慧通工作的原華為員工都覺得臉面無光。后來由于員工反響強烈,先是將慧通人員的工牌換了,至少一眼瞅過去,還看不出員工的出身。再后來華為公司基本將所有慧通編制的一萬多研發人員換到了華為,至今只剩下了生產中心的基層操作工和基層的文秘人員――文員。

大量服務在各個業務部門的文員依然還是跟以前所有慧通編制人員有著一樣的心態――“偽軍心態”。由于她們地位底下,在工作上要受著華為編制的文秘人員的管理。有些心態不良的華為編制的秘書干脆將應該屬于她自己份內的工作一并推給慧通編制的文員去做。而這些慧通編制的文員則逆來順受,或者敢怒不敢言,忍耐力稍差干脆就離職了。

企業應該采取相應的措施舒緩員工的壓力,進一步的要對員工進行心態訓練,要增強員工自尊和自信。但是華為從制度上對大量工作在一線的基層文員進行了貶斥,人為地打擊了員工的自信心。很難調動人員的工作積極性和主動性。在一個組織中,任職人員本身就有職級或職位的高低,低職級或低職位人員工資本就可以低一些。以前國營單位有著正式工和臨時工之區別,現在國家單位還有什么“協警”和“代課教師”之分,本身就是舊社會等級制度的遺留。企業要降低用人成本,何必弄出“皇軍”與“偽軍”的差異呢

四、在形式上過分強調文秘人員的服務

華為公司強調內部服務意識,重視公司內部服務人員――文秘人員的服務意識和溝通技巧,這是無所詬病的。華為總裁任正非自嘲,說自己是財務外行、管理外行和技術外行,是“老外”,唯一做的就是抓住正確的戰斗方向。任正非的自嘲表現出了他這樣一位當代杰出的企業家的謙遜和詼諧,也說明了他在管理上的獨到之處。任正非在日常的工作也是這樣做到了抓大放小,公司是讓管理機制在運行。任正非很重視客戶服務,除了規劃公司的經營戰略之外,任正非平時一個重要的具體工作就是接待重要客戶。大凡成大事者亦注重細節,任正非也不例外,他對客戶接待工作經常有頗多意見,英華苑酒店的部長很是感到為難,曾經公司管理層干脆派任正非的兒子任平任酒店的部長,讓他們父子倆去討論客戶接待管理工作。

公司的客戶接待工作管理還是極具特色的。公司產品展示中心、會議室和公司內部酒店的接待人員都非常專業,在工作中他們一個個善解人意,對待客戶的反應能即刻心領神會。任正非與公司的客戶接待人員相處得較多,對接待人員的服務意識較為滿意。相比之下,他對公司的文秘人員的服務就不太滿意。于是他就想,要是公司的文秘人員要象客戶接待人員一樣能為公司內部提供服務該多好。曾經他要求挑選優秀的酒店服務人員轉調做文秘。誰知酒店服務人員做了文秘以后,沒有多久也成了“呆頭鵝”。

文秘崗位和服務接待崗位是不同性質的??蛻艚哟藛T的工作特征之一就是察言觀色,自然是眼觀六路和耳聽八方了,能對客戶反應能心領神會,且能善解人意了。而文秘崗位的工作是腦力勞動,要伏案工作且殫精竭慮。如當文秘人員正在思考撰寫文案的時候,當有人員來訪接洽時,咋一抬頭,自然因為長時間思考而雙眼迷離,萬做不到象客戶接待人員一樣能即刻心領神會和善解人意了。文秘人員需要強調的是其專業服務意識和服務技巧,不宜和客戶接待人員作同樣要求。

五、多頭管理,工作內容難分輕重

因為文秘人員的考核權主要屬于文秘體系的上級主管。文秘人員所服務部門對其的考核權重只占很小的比例,其考評意見和分數基本只是作為參考。文秘體系本身布置了大量的工作任務,其中不少的工作屬于那種形式主義的東西。每一個文秘人員既要完成文秘體系所布置的工作任務,又要完成其所服務部門的工作任務。誰都知道,華為的“工作量線”分析做得很好,內部服務人員的人均服務比及其他人員的人均出貨

比兩個指標年年至少按照百分之八到十二的比例增長。文秘人員的工作量都是非常飽滿,公司建立文秘管理體系的目的是為了很好的服務于業務部門。但是一旦當文秘體系本身的工作與文秘人員所服務部門的工作時間上相沖突的時候,文秘人員很難分出孰輕孰重。如果優先文秘體系的工作,這與公司的目的相悖的,也會遭到其服務部門的投訴;如果優先其服務部門的工作,文秘人員將擔心她們的績效考評會收到影響,因為她們的績效是歸文秘體系進行考評的。

由于這種多頭管理,曾經出現過文秘人員的服務部門主管的質疑:我們部門的新任文秘的試用期轉正,我們怎么都不知道出現過文秘體系要淘汰的文秘人員,而其所服務部門出來力保,甚至在公司四方呼吁要求為文秘人員加薪晉級。也出現過服務部門不要的文秘人員,而被文秘體系重新調崗予以重用。

六、“作業島”的失敗

2009年,華為公司的文秘體系做了一次“改革”。在原來文員小組的基礎上,成立了“作業島”?;鶎拥奈膯T按照所服務部門的一定范圍成立一個“島”(組),一個“島”一般由不超過十個文員組成,由“島主”(組長)領導。更加強化了文秘體系對所有文秘人員的控制。這樣,來自文秘體系/秘書科的公共工作通過“作業島”來實施。這樣文秘人員為了完成文秘體系/秘書科的額外的工作任務,不得不加班加點,以至于身心疲憊。最苦不堪言的是“島主”(組長)們,她們既要完成其本人所服務部門的工作,還要敦促和帶領“島”(組)的成員們來完成額外的工作任務。而成員們同樣因為完成其本人所服務部門的工作,而難以兩全。把這樣一群未婚的MM沒有時間處理個人問題,有老有小的MM根本無暇顧及家庭,甚至還要叫上家屬一起幫忙做工作。還有些秘書科的主管開會宣布,經常加班的人員效率不高,是要考慮作為淘汰對象。文秘體系對業務部門的服務質量也日漸降低。由于各方負面意見較多,2010年不得不解散了“作業島”。

七、職級界定不清,晉升通道不暢

在文秘體系的職級界定方面模糊不清,特別是當時慧通公司制訂的文員職級表。比如,初級文員規定是中專、高中或者大專學歷,一到兩年工作經驗,熟習文秘工作,而中級文員的規定是中專、高中或者大專學歷,一到兩年工作經驗,精通文秘工作。這里是打個比方,不是華為真實的規定文字?;弁ü鞠驑I務部門輸送文員,新進文員的薪資由秘書科或者業務部門參照該職級表而建議的。新進文員的薪資到慧通公司核定的時候,基本不會做改動。就有秘書科和業務部門的主管質疑:這個文員職級表太不清晰了,我們第一天和第二天新進的文員,條件一樣,依照這個職級表,給出的薪資都不一樣。

在文秘體系的職級的文字界定里,對于不同學歷人員是有著平等的晉升渠道的。比如對于新進人員,應屆本科能達到的職級,中?;蚋咧袑W歷的則需要三到五年工作經歷。原任研發體系秘書科科長曾玉瑩說過:“對于文秘人員,我們看重的是她們的能力,而不是唯學歷。大專及以下學歷者,只要有能力,與本科生有著平等的晉升機會?!钡窃趯嶋H操作中,有本科學歷的都是華為編制的秘書,永遠處在職級的上端。大?;蛞韵聦W歷的都是慧通編制的文員,永遠處在職級的下端。

企業的管理,沒有最好,只有更好。為了完善華為公司內部服務體系,為華為的綜合競爭力添磚加瓦,筆者提出以下建議以饗讀者,同時希望能與同行多多探討。

一、撤掉獨立的文秘管理機構;

二、由人力資源相關部門負責建立文秘人員選、育、用、留的基本制度和操作流程;

三、將文秘人員的人力資源模塊的實施管理納入統一管理;

四、將文秘人員的業務管理納入其所服務的部門。

篇4:公司辦公室文秘工作職責

1.負責公司電話的接轉、各部門文件的打印復印及傳真、電子郵件的收發。

2.做好文件的發放、登記、催辦、歸檔工作以及相關的保密工作。

3.負責公司對外介紹信、證明信函的開具及管理。

4.負責公文、函件的收發、辦理及文稿的撰寫。

5.負責公司各種證件的復審。

6.負責公司證件、檔案資料的管理工作。

7.負責公司總經理辦公會議和其它會議的組織、記錄,并形成會議紀要。

8.負責公司辦公設備、設施的日常維護與管理工作。

9.組織員工培訓及培訓相關工作。

10.領導交辦的其他工作。

篇5:文秘崗位職責范本

1、負責各種文件,報告,材料,講話的撰寫,編制工作計劃和工作總結,做好各級來文、來電、函件的登記、傳閱、催辦、落實,審核各公司的重要文、電、函。

2、負責了解各公司工作動態,掌握公司主要活動情況,協調各部門業務,為公司領導決策提供意見和信息。

3、建立公司人事檔案、業務檔案、技術資料的登記及編存管理體系,做好公司各種文件、公章、合同、介紹信和證照的管理和使用,做好保密工作。

4、負責對上級、企業、政府等主管部門的聯系。做好公司各級來賓的接待和禮儀安排。

5、做好各種會議的籌備,通知、安排,記錄和會場布置,會議記錄,會議紀要有關材料的撰寫。

6、負責與各級媒體進行聯系,做好公司廣告宣傳的策劃、撰寫、發布和監督,搞好企業文化建設,做好各種文化體育活動的策劃,組織和實施。

7、負責辦公用物資供應計劃,組織物品的采購工作,做好物品進、出、存統計核算工作。保管公司的各種資料,物品,做好統計工作。

8、完成公司領導交辦的其它工作任務。