辦公司文秘崗位職責

年齡40歲以下,全日制二本及以上學歷,學士及以上學位,要求具有較強的文字寫作功底,思維敏捷、頭腦靈活,善于及時準確地領會上級精神,熟練掌握各類辦公軟件的操作技能,掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧,能隨時注意積累資料,不斷提高寫作水平和文字表達能力,從事過媒體工作,或者在企業及其他單位辦公室負責文字材料的工作人員優先,其專業為文秘的,特別是在主流媒體、專業刊物上發表過報道、文章者優先錄用。

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篇2:華為公司文秘管理體系弊端

華為公司文秘管理體系的七大弊端

意識和措施方面是走在前列的。重視企業內部客戶服務是做好外部客戶服務的前提和基礎。重視內部客戶服務,在華為公司的組織和流程管理方面多有體現。如設立的一級部門“內部服務部”和文秘體系等。華為公司的人力資源管理通過吸取世界優秀企業的優點和企業自身運作的實施經驗相結合,在國內業界已達到超一流的水平。但是碧玉終有暇,華為公司在文秘的管理體系已是頗多漏洞和不合理之處。筆者結合自己在華為曾經的工作經驗和在外面幾年咨詢和培訓經驗,以局外人的角度進行分析,總結出華為公司的文秘管理體系的七大弊端。

一、文秘體系組織結構設置不合理

華為近五十個一級部門分別隸屬于研發、營銷、供應鏈和內部服務等幾大管理體系。依照這幾大管理體系,也分別設置了幾大秘書科。每個體系的大秘書科第一主管是秘書科長,大秘書科下面設有若干秘書科,最后還有文員小組。這幾大秘書科名義上是隸屬于各體系大干部部,但基本上是獨立運作,一是負責下屬所有文秘部門和人員的人力資源規劃、招聘調配、培訓、考核晉升及薪酬管理(薪酬統一由人力資源部門核算發放)等,二是負責下屬所有部門和人員業務指導和管理。幾乎囊括了文秘人員所有的人力資源管理及業務工作的管理。所有文秘人員的管理都游離于公司統一的人力資源管理和其所服務部門的業務管理之外。

文秘可以作為一個獨立的職類,根據任職資格要求可以劃分職級職等,從而使文秘人員有一個獨立的專業晉升通道,但是不見得一定要設立專門的秘書科對其進行管理。否則的話,每一個職類都要設立專門的獨立部門進行管理。在一個組織中,確實有特別的職類要獨立管理,如一個國家的法官,是因為該職類的特殊性,它必須獨立工作,不能受外部人員的干涉和指導,而一個組織的文秘既沒有專業的特殊性,又沒有崗位的特殊性,就無需進行獨立的設置和管理。

二、考試內容陳舊

文秘人員的轉正、晉級考試既不屬于華為大學管理,也不屬于人力資源部門的管理,更不屬于其所服務部門的管理,而是由各大文秘體系各自進行管理。文秘人員是服務于華為公司各個專業的業務部門,對于業務部門的基本知識的熟悉是非常重要的。而文秘體系擬制出來的考試內容基本只是屬于公共知識一類,如公司的基本政策和流程的了解、信息安全知識及文秘基本技能如電子文檔處理和打字等。其考試內容無法反映出文秘人員的任職資格要求。尤其是打字一項的考試要求,至少是每分鐘七十到八十個字以上。打字速度是過去對于打字員的要求,而文秘人員是在撰寫會議紀要、工作規劃及電子郵件等工作中要用到電腦打字,是需要邊思考邊打字的,根本沒有必要作此過時的要求。

三、人為將任職人員分為兩個等級

也許是華為曾經因為某個時候業績不佳,為了降低用人成本,而使用外部人力資源公司派遣過來的人力。后來覺得將用人服務費交給外部的人力資源公司有點虧,于是便成立了華為公司的全資子公司――深圳慧通商務有限公司,由該公司以相對于原華為同崗位的較低的工資招聘較為基層的人員,輸送給華為各業務部門。造成了同工不同酬和“一司兩制”的現象。在同一家公司上班的人員掛著不同工牌,慧通編制的人員人數多的時候幾近兩萬,戴著慧通工牌的人員在公司里抬不起頭來。這樣就人為地造成了員工關系的緊張與不和諧。當時慧通人員戲稱:咱是“偽軍”,人家是“皇軍”。甚至連調到慧通工作的原華為員工都覺得臉面無光。后來由于員工反響強烈,先是將慧通人員的工牌換了,至少一眼瞅過去,還看不出員工的出身。再后來華為公司基本將所有慧通編制的一萬多研發人員換到了華為,至今只剩下了生產中心的基層操作工和基層的文秘人員――文員。

大量服務在各個業務部門的文員依然還是跟以前所有慧通編制人員有著一樣的心態――“偽軍心態”。由于她們地位底下,在工作上要受著華為編制的文秘人員的管理。有些心態不良的華為編制的秘書干脆將應該屬于她自己份內的工作一并推給慧通編制的文員去做。而這些慧通編制的文員則逆來順受,或者敢怒不敢言,忍耐力稍差干脆就離職了。

企業應該采取相應的措施舒緩員工的壓力,進一步的要對員工進行心態訓練,要增強員工自尊和自信。但是華為從制度上對大量工作在一線的基層文員進行了貶斥,人為地打擊了員工的自信心。很難調動人員的工作積極性和主動性。在一個組織中,任職人員本身就有職級或職位的高低,低職級或低職位人員工資本就可以低一些。以前國營單位有著正式工和臨時工之區別,現在國家單位還有什么“協警”和“代課教師”之分,本身就是舊社會等級制度的遺留。企業要降低用人成本,何必弄出“皇軍”與“偽軍”的差異呢

四、在形式上過分強調文秘人員的服務

華為公司強調內部服務意識,重視公司內部服務人員――文秘人員的服務意識和溝通技巧,這是無所詬病的。華為總裁任正非自嘲,說自己是財務外行、管理外行和技術外行,是“老外”,唯一做的就是抓住正確的戰斗方向。任正非的自嘲表現出了他這樣一位當代杰出的企業家的謙遜和詼諧,也說明了他在管理上的獨到之處。任正非在日常的工作也是這樣做到了抓大放小,公司是讓管理機制在運行。任正非很重視客戶服務,除了規劃公司的經營戰略之外,任正非平時一個重要的具體工作就是接待重要客戶。大凡成大事者亦注重細節,任正非也不例外,他對客戶接待工作經常有頗多意見,英華苑酒店的部長很是感到為難,曾經公司管理層干脆派任正非的兒子任平任酒店的部長,讓他們父子倆去討論客戶接待管理工作。

公司的客戶接待工作管理還是極具特色的。公司產品展示中心、會議室和公司內部酒店的接待人員都非常專業,在工作中他們一個個善解人意,對待客戶的反應能即刻心領神會。任正非與公司的客戶接待人員相處得較多,對接待人員的服務意識較為滿意。相比之下,他對公司的文秘人員的服務就不太滿意。于是他就想,要是公司的文秘人員要象客戶接待人員一樣能為公司內部提供服務該多好。曾經他要求挑選優秀的酒店服務人員轉調做文秘。誰知酒店服務人員做了文秘以后,沒有多久也成了“呆頭鵝”。

文秘崗位和服務接待崗位是不同性質的?？蛻艚哟藛T的工作特征之一就是察言觀色,自然是眼觀六路和耳聽八方了,能對客戶反應能心領神會,且能善解人意了。而文秘崗位的工作是腦力勞動,要伏案工作且殫精竭慮。如當文秘人員正在思考撰寫文案的時候,當有人員來訪接洽時,咋一抬頭,自然因為長時間思考而雙眼迷離,萬做不到象客戶接待人員一樣能即刻心領神會和善解人意了。文秘人員需要強調的是其專業服務意識和服務技巧,不宜和客戶接待人員作同樣要求。

五、多頭管理,工作內容難分輕重

因為文秘人員的考核權主要屬于文秘體系的上級主管。文秘人員所服務部門對其的考核權重只占很小的比例,其考評意見和分數基本只是作為參考。文秘體系本身布置了大量的工作任務,其中不少的工作屬于那種形式主義的東西。每一個文秘人員既要完成文秘體系所布置的工作任務,又要完成其所服務部門的工作任務。誰都知道,華為的“工作量線”分析做得很好,內部服務人員的人均服務比及其他人員的人均出貨

比兩個指標年年至少按照百分之八到十二的比例增長。文秘人員的工作量都是非常飽滿,公司建立文秘管理體系的目的是為了很好的服務于業務部門。但是一旦當文秘體系本身的工作與文秘人員所服務部門的工作時間上相沖突的時候,文秘人員很難分出孰輕孰重。如果優先文秘體系的工作,這與公司的目的相悖的,也會遭到其服務部門的投訴;如果優先其服務部門的工作,文秘人員將擔心她們的績效考評會收到影響,因為她們的績效是歸文秘體系進行考評的。

由于這種多頭管理,曾經出現過文秘人員的服務部門主管的質疑:我們部門的新任文秘的試用期轉正,我們怎么都不知道出現過文秘體系要淘汰的文秘人員,而其所服務部門出來力保,甚至在公司四方呼吁要求為文秘人員加薪晉級。也出現過服務部門不要的文秘人員,而被文秘體系重新調崗予以重用。

六、“作業島”的失敗

2009年,華為公司的文秘體系做了一次“改革”。在原來文員小組的基礎上,成立了“作業島”?；鶎拥奈膯T按照所服務部門的一定范圍成立一個“島”(組),一個“島”一般由不超過十個文員組成,由“島主”(組長)領導。更加強化了文秘體系對所有文秘人員的控制。這樣,來自文秘體系/秘書科的公共工作通過“作業島”來實施。這樣文秘人員為了完成文秘體系/秘書科的額外的工作任務,不得不加班加點,以至于身心疲憊。最苦不堪言的是“島主”(組長)們,她們既要完成其本人所服務部門的工作,還要敦促和帶領“島”(組)的成員們來完成額外的工作任務。而成員們同樣因為完成其本人所服務部門的工作,而難以兩全。把這樣一群未婚的MM沒有時間處理個人問題,有老有小的MM根本無暇顧及家庭,甚至還要叫上家屬一起幫忙做工作。還有些秘書科的主管開會宣布,經常加班的人員效率不高,是要考慮作為淘汰對象。文秘體系對業務部門的服務質量也日漸降低。由于各方負面意見較多,2010年不得不解散了“作業島”。

七、職級界定不清,晉升通道不暢

在文秘體系的職級界定方面模糊不清,特別是當時慧通公司制訂的文員職級表。比如,初級文員規定是中專、高中或者大專學歷,一到兩年工作經驗,熟習文秘工作,而中級文員的規定是中專、高中或者大專學歷,一到兩年工作經驗,精通文秘工作。這里是打個比方,不是華為真實的規定文字?；弁ü鞠驑I務部門輸送文員,新進文員的薪資由秘書科或者業務部門參照該職級表而建議的。新進文員的薪資到慧通公司核定的時候,基本不會做改動。就有秘書科和業務部門的主管質疑:這個文員職級表太不清晰了,我們第一天和第二天新進的文員,條件一樣,依照這個職級表,給出的薪資都不一樣。

在文秘體系的職級的文字界定里,對于不同學歷人員是有著平等的晉升渠道的。比如對于新進人員,應屆本科能達到的職級,中?；蚋咧袑W歷的則需要三到五年工作經歷。原任研發體系秘書科科長曾玉瑩說過:“對于文秘人員,我們看重的是她們的能力,而不是唯學歷。大專及以下學歷者,只要有能力,與本科生有著平等的晉升機會?！钡窃趯嶋H操作中,有本科學歷的都是華為編制的秘書,永遠處在職級的上端。大?；蛞韵聦W歷的都是慧通編制的文員,永遠處在職級的下端。

企業的管理,沒有最好,只有更好。為了完善華為公司內部服務體系,為華為的綜合競爭力添磚加瓦,筆者提出以下建議以饗讀者,同時希望能與同行多多探討。

一、撤掉獨立的文秘管理機構;

二、由人力資源相關部門負責建立文秘人員選、育、用、留的基本制度和操作流程;

三、將文秘人員的人力資源模塊的實施管理納入統一管理;

四、將文秘人員的業務管理納入其所服務的部門。

篇3:公路項目監理辦內務管理文秘人員職責

公路項目監理辦內務管理及文秘人員職責:

1、在監理辦主任助理領導下,負責內務管理和辦公室工作。

2、負責**第一監理合同段的文書檔案、施工圖紙、技術檔案的管理,進行分類登記。

3、負責**第一監理合同段各種文件、資料的打字、復印、收發和傳遞工作,文件的交接需進行簽收登記。

4、及時收集和整理有關簽認的各種統計資料,報表,匯總歸檔。

5、負責會議記錄,協助整理會議紀要。

6、承包監理辦內部的后勤工作。

7、完成監理辦主任交辦的其它工作。

篇4:文秘檔案管理崗位職責

文秘的工作其實跟文員差不多的,都是要負責管理上級的檔案,只是很多文秘要懂得英文。下面是一則關于文秘檔案管理崗位職責信息,敬請閱讀。

一、負責局機關文件檔案的收發歸集、登記、立卷、存檔、保管和及傳遞工作;按照文件管理規范要求,全部實行電腦軟件登記,同時負責自制文件的電子文檔的收集整理存檔工作。做到保管嚴密,存放有序,查找方便,嚴格遵守國家保密制度。

二、積極完成領導交辦的報告、總結、計劃、通知、通告等文件的撰寫起草發送工作。

三、協助相關股室起草有關文件審核把關工作,負責行政公文及有關報表的打印校對工作。

四、負責局機關行政公章的用印管理登記工作,嚴格按有關印章管理制度規定管理登記用印以及按有關規定開具介紹信及證明。

五、負責局機關主要工作和會議的安排與通知,做好各類會議的記錄,并整理會議要點上報及工作的催辦與落實情況的收集整理工作。

六、負責局內大事記及各類資料的收集、積累、匯編工作。負責有關考核情況的收集、匯總、上報工作。

七、負責辦理通知行政各項事宜,積極做好局機關各股室聯絡及各類統計報表工作。

八、負責局機關所有辦公設備的登記管理匯總上報工作。

九、精通微機使用技術,不斷提高辦公自動化操作技能。

十、協助做好包聯鄉鎮稅金及分管片區稅金的征收管理和任務的完成及群眾信訪答復工作。

十一、完成領導交辦的其它各項工作。

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篇5:文秘檔案管理制度

小編為大家整理了一篇文秘檔案管理的規章制度,僅供大家參考。

文秘是隨著科學與經濟的高速發展,信息的傳播的急劇膨脹,社會競爭日趨激烈而同時產生的一門新興現代科學管理專業。他作為一種全球性職業,文秘工作也顯得越來越趨于現代化、科學化與專業化。它也在輔助著各級領導進行綜合管理、樹立企業形象、溝通內外關系、處理信息的交流等方面發揮著越來越重要的作用。YJBYS小編為您提供文秘檔案規章制度。

1.目的作用

公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

2.管理職責

2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查,加強對文秘檔案室的業務領導和工作實務指導。

2.2各部門所負責的部門內部檔案資料,應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構,在行政管理部的領導下,其管理的主要職責為:

2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規章制度。

2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構的移交工作。

2.3.4總結經驗,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經營服務產生收益。

3.歸檔資料的范圍、內容

3.1計劃性文件資料

包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標準、指標,如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

3.3法規性文件

包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件;公司內部制定的各類規章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結性文件

包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結;下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄,以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

3.7匯報性材料

包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發言或發布的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。

3.9調研性資料

包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

3.10聲像制品資料

包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

4.文件資料的立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應歸檔統一管理,各部門應做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結后,由財務部門編造清冊,每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀,只財務部立卷留存。

4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存;內部文件原則上各部門傳閱后,即由總經理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料,并及時匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后,應將相關資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業務單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內,把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內容表達出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。

4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主,根據文件形成的特點,保持文件間的歷史聯系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業生產活動狀況和面貌。

4.3.7立卷應以同類問題為主,結合其他特征的方法組卷,把有密切聯系的文件組合在一起。

4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔后,發現還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷后,卷內文件應按照一定規律進行排列,系統地反映問題,做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘檔案的借閱

5.1文秘檔案主要供本企業利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經公司領導批準,可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案,須經公司領導或原形成檔案得部門領導批準,方可借閱。

5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好,不得私自影印、復印、翻印,不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加注標語,不得轉借,如有違紀,酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制件不會有誤。

5.5必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延期借閱時間,須辦理續借手續。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。

5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。

6.文秘檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經公司辦公室主任或副總以上領導批準。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批準。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。

6.6外來參觀人員,統一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。

6.8企業在職工工作人員調離本企業時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調離。檔案管理員調離,應由辦公室主任監督辦理,檔案交接之后,方能調離。

7.超期檔案的銷毀

7.1對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規定銷毀。

7.2經批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。

7.3銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監銷人應在銷毀注冊上簽字。